Hinweisgeberschutzgesetz und Meldestelle - Was hat es damit auf sich?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (im Folgenden kurz „HinSchG“) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.
1. Was ist das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes?
- Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße erlangen, werden durch das HinSchG geschützt. Das Gesetz stellt sicher, dass hinweisgebende Personen bei Bekanntwerden ihres Hinweises keinen Repressalien und Nachteilen ausgesetzt sind. Jede Form von Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen sind untersagt.
2. Wen schützt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Folgende Gruppen sind durch das Gesetz geschützt:
- Hinweisgebende Personen
- Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen
- Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
- Sonstige Personen, die von der Meldung betroffen sind.
3. Welche Rechtsgebiete sind durch das HinSchG abgedeckt?
- Verstöße gegen Strafvorschriften, also jede Strafnorm nach deutschem Recht
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, also zum Beispiel Vorschriften aus folgenden Bereichen:
- Arbeitsschutz
- Gesundheitsschutz
- Mindestlohngesetz
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
- etc.
Zusätzlich geht es um Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden, z.B.:
- Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche
- Vorgaben zur Produktsicherheit
- Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
- Vorgaben zum Umweltschutz, Strahlenschutz
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
- Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
- Regelungen des Verbraucherschutzes
- Regelungen des Datenschutzes
- Sicherheit in der Informationstechnik
- Vergaberecht
- Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften.
4. Müssen anonyme Hinweise bearbeitet werden?
Laut dem HinSchG besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Allerdings sollten Meldestellen anonym eingehende Meldungen bearbeiten, weil auch anonyme Hinweise durchaus wichtige Informationen zu tatsächlichen Verstößen liefern können.
5. Wie verläuft das Bearbeitungsverfahren einer Meldestelle?
Der vorgesehene Ablauf stellt sich wie folgt dar:
- Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen versenden (soweit nicht anonyme Meldung)
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt
- Kontakt mit der hinweisgebenden Person herstellen und halten, um ggf. weitere Informationen zu erfragen (soweit nicht anonyme Meldung)
- Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen und bewerten
- Notwendigkeit von Folgemaßnahmen prüfen und mit dem Auftraggeber der ausgelagerten Meldestelle besprechen
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung versenden, die Informationen über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen enthält. Gründe für diese Folgemaßnahmen sind nur zu nennen, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
- Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumente sind zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
6. Welche Vorteile bietet eine externe Meldestelle?
Mit der Auslagerung des Betriebs der internen Meldestelle auf externe Dritte sind folgende Vorteile verbunden:
- Größere Unabhängigkeit als bei internen Stellen
- Geringeres Risiko von Interessenskonflikten
- Bereitstellung professioneller technischer Lösungen zur Gewährleistung des maximalen Schutzes der hinweisgebenden Personen
- Höherer Vertrauensvorschuss bei den Beschäftigten und Senkung der Hemmschwelle zur Meldung von Verstößen
7. Welche Folgen haben falsche Meldungen?
Hinweisgebende Personen sind auch dann geschützt, wenn sich der Hinweis später als unzutreffend herausstellt. Dieser Schutz besteht nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. In solchen Fällen ist eine böswillig hinweisgebende Person sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.